Motivos para ficar de olho no fluxo de caixa da sua loja virtual

22 Março, 2019

What is cash flow management and why does it matter?

A otimização dos processos internos que regem o fluxo de caixa é um elemento essencial para o sucesso de toda e qualquer empresa: afinal, não importa o tamanho dos lucros ou a quantidade de investimentos externos de uma loja. Ela simplesmente não conseguirá sobreviver se não contar com um empreendedor atento ao fluxo de caixa.

Em 2015, o SEBRAE relatou que quase 50% dos pequenos empresários brasileiros acabavam fechando as portas sem saber avaliar se estavam lucrando ou se estavam no prejuízo, o que atesta para uma alarmante falta de conhecimento sobre a gestão de uma empresa.

É claro que lojas recém-inauguradas ou com pouco tempo de funcionamento não contam com um dinheiro extra para cobrir os meses de baixo movimento, até porque todo o lucro inicial costuma ser usado para otimizar o funcionamento interno e investir em novas estratégias de marketing. A essa dificuldade de guardar dinheiro soma-se o fato de que os primeiros anos de uma loja costumam ser o período de maior crescimento, e o resultado é o maior desafio de todos: como obter lucro e, ao mesmo tempo, ter um bom controle de caixa.

E é este último elemento, tão central para o funcionamento e para o sucesso de uma loja, que vamos discutir neste post.

O que é o gerenciamento de fluxo de caixa?

Para responder esta pergunta, precisamos primeiro responder uma outra: o que é, afinal, o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa nada mais é do que a quantidade de dinheiro (seja dinheiro vivo ou não) que está entrando e saindo das contas de uma loja. Um fluxo de caixa positivo significa que a loja está recebendo mais dinheiro do que está gastando, enquanto que um fluxo de caixa negativo atesta para o fato de que a loja está gastando mais do que está recebendo.

Para calcular o fluxo de caixa é necessário primeiro determinar um período fixo de tempo, como uma semana ou um mês. Depois de administrar e anotar todas as transações realizadas pela loja durante o período, é possível determinar se o fluxo de caixa foi positivo ou negativo. Se ele foi positivo, então a loja termina o período com uma quantia de dinheiro mais alta do que possuía no início do período; se ele foi negativo, a situação se reverte.

Saber como realizar o gerenciamento de fluxo de caixa é uma das habilidades mais importantes que um empreendedor pode cultivar. Além de ser um ponto crucial para o funcionamento de qualquer loja virtual ou empresa, também é uma habilidade muito útil para outras áreas da vida (até mesmo para a vida pessoal!).

Para simplificar o processo de gerenciamento de fluxo de caixa, criamos uma planilha para servir como base. Você pode acessá-la aqui mesmo ou em outros momentos do texto, pois ainda vamos falar bastante sobre ela.


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A grande diferença entre fluxo de caixa e rentabilidade

Defining cash flow management.

Fluxo de caixa não é a mesma coisa que rentabilidade: uma empresa rentável, afinal, pode não conseguir pagar todas as contas e viver de empréstimos atrasados. O mesmo vale se invertermos os papéis, pois uma empresa que consegue cumprir com todas as suas obrigações financeiras não é, necessariamente, uma empresa rentável.

É por essas e outras que a noção de “rentabilidade” é uma que pode existir apenas no papel, e não no mundo real. Afinal de contas, não há como avaliar uma empresa ou loja virtual apenas pela sua rentabilidade – ou apenas pelo lucro, elemento central da rentabilidade: é necessário avaliar o conjunto, os processos internos, os produtos vendidos e muito mais.

Como calcular o lucro

Para calcular o lucro de uma loja, a primeira coisa a fazer é somar s sua receita bruta e subtrair o valor total de todos os produtos que são comercializados.

O resultado será o lucro bruto:

receita – valor total dos produtos comercializados = lucro bruto

Um exemplo prático: se você vendeu 100 mil reais em cadeiras de balanço e comprou essas cadeiras por 50 mil reais, o lucro bruto da sua loja seria de 50 mil reais.

Receita:                    R$ 100.000
Valor total dos itens  R$ - 50.000
Lucro bruto:                R$  50.000

No entanto, a compra das cadeiras não foi o único gasto com o qual você, lojista, precisou arcar. É provável que você tenha alugado um galpão, pois precisava de um estoque físico para armazenar essas cadeiras; você também deve ter desembolsado um dinheiro para lançar os anúncios da sua nova campanha de marketing, e por aí vai. Esses “gastos operacionais”, como são chamados, costumam ser ignorados no cálculo da rentabilidade – mas, na verdade, devem ser subtraídos do lucro bruto da loja.

Os gastos operacionais, portanto, são os gastos que não estão diretamente relacionados aos itens que você vende: coisas como o aluguel do espaço da loja, os equipamentos e o maquinário da marca, os salários dos funcionários e as estratégias de publicidade.

A segunda etapa do cálculo da rentabilidade, portanto, deve incluir a subtração desses gastos operacionais. O resultado final será o lucro líquido da loja.

Receita:                    R$ 100.000
Valor total dos itens  -R$ 50.000
Lucro bruto:              R$   50.000
Gastos operacionais -R$ 35.000
Lucro líquido:             R$ 15.000

Se o lucro líquido da sua loja for um valor positivo, então você certamente lucrou. No entanto, se o resultado for um valor negativo, a loja perdeu dinheiro. O cálculo acima integra o que chamamos de demonstração do resultado do exercício (DRE).

O “problema” de se concentrar apenas no lucro

O grande problema da DRE é que ela não costuma mostrar a realidade completa de uma empresa, pois omite algumas informações essenciais como as que estão listadas abaixo.

1. Pagamento de dívidas

Se você contraiu alguma dívida ou empréstimo no nome da sua loja, provavelmente não verá essa informação refletida em uma DRE, que exibe apenas os juros de transações dessa natureza – e, por isso mesmo, oculta um gasto que costuma ser considerável.

2. Aluguel ou compra de equipamentos

O mesmo acontece com compras de alto valor voltadas para a otimização dos processos internos da loja, pois a DRE divide o custo total do equipamento de acordo com o tempo de utilização do mesmo. Se você conseguiu pagar à vista os 100 mil reais daquela máquina para embalar produtos que possui uma vida útil de dez anos, verá apenas 10 mil reais listados a cada ano – fato que simplesmente não condiz com a realidade da loja.

3. Impostos

Vale lembrar que o cálculo de rentabilidade também não leva em conta o valor dos impostos sobre produtos, o que significa que o lucro líquido da loja ainda pode encolher (e muito).

4. Movimentações financeiras

Por último, é importante lembrar que muitas pequenas empresas costumam utilizar o regime de competência, exercício contábil no qual são registrados os valores que ainda não chegaram ao caixa da loja. Isso significa que, no papel, você pode ter 100 mil reais em vendas (mesmo que ainda não tenha visto nem um centavo desse dinheiro).

No caso de lojistas que possuem estoques físicos, todo o valor dos produtos é declarado de uma só vez – até mesmo se ainda não tiverem vendido nada naquele mês.

Olhar a rotina da loja com novos olhos: o fluxo de caixa

O fluxo de caixa pode acabar mudando a percepção que temos da nossa própria rotina: afinal, uma loja pode ser rentável e gerar lucros ao longo de um mês ou mesmo um ano, mas dificilmente será rentável em um único dia ou uma só semana. Você pode ter um problema de fluxo de caixa se, por exemplo, precisa pagar as contas da loja no início do mês, mas está sem dinheiro no caixa porque os pagamentos dos clientes só entram ao final desse mesmo mês. Isso se mantém mesmo que, ao final desse período, você tenha recebido mais dinheiro do que gastou.

O problema com a rentabilidade é que, se a sua loja não está sendo rentável de acordo com os relatórios, algo precisa ser feito. Você precisa aumentar a receita ou diminuir os gastos; caso contrário, terá que fechar as portas.

Mas o fato de uma loja ser rentável também não significa que você já pode descansar e deixar que as coisas corram soltas: se você ainda está expandindo, por exemplo, precisa ficar de olho no seu caixa.

Motivos para adotar o gerenciamento de fluxo de caixa

O controle de caixa pode ser um processo intimidador, mas, na verdade, é uma prática empresarial que pode trazer diversos benefícios para os empreendedores e também para as lojas. Por ora, vamos destacar apenas cinco desses benefícios.

1. Prever períodos de baixo movimento

O benefício mais imediato do fluxo de caixa é também um dos mais importantes: saber identificar períodos de baixo movimento. Com um bom sistema de controle de caixa, é possível identificar esses períodos com até meses de antecedência e trabalhar para que isso não afete o fluxo de caixa da loja (e, consequentemente, as contas). Você pode, por exemplo:

  • Entrar em contato com o proprietário do espaço onde a loja está operando e pedir que ele adie o prazo de pagamento do aluguel;
  • Adiar o envio de um produto para não pagar tarifas durante um período de baixo movimento;
  • Criar uma promoção na loja para conseguir algumas vendas a mais.

    2. Reduzir o estresse

    Pode parecer mentira, mas essa coisa de ficar avaliando o fluxo de caixa da loja ajuda a reduzir o estresse. Uma grande parcela da ansiedade que aflige os empreendedores na hora de pagar as contas vem justamente do fato de que muitos deles simplesmente não sabem se terão dinheiro para pagar as contas e ainda sobreviver durante o resto do mês.

    Com o fluxo de caixa, você sabe o que vem pela frente, mesmo que a coisa não pareça muito boa. E saber o que vem pela frente significa poder se preparar para lidar com esse novo desafio.

    3. Saber como (e quando) expandir

    O fluxo de caixa também ajuda a identificar o quanto de dinheiro pode ser investido em estratégias que visam a expansão da loja. Vale lembrar, afinal, que a DRE pode até sinalizar para a existência de um dinheiro extra nos caixas da loja, mas a probabilidade de que ele se materialize na vida real por vezes é bem escassa.

    Raciocínio semelhante se estabelece na vida prática de um empreendedor: não é porque você tem 20 mil reais guardados no banco que pode gastar tudo de uma só vez. Esse dinheiro possivelmente está ali para emergências ou planos futuros. Ao avaliar o fluxo de caixa da loja ao longo de semanas e mesmo meses, você conseguirá saber quanto precisa deixar no caixa, quanto precisa ser guardado no banco e quanto pode ser investido em novas estratégias de crescimento.

    4. Conquistar alavancagem financeira

    Um bom gerenciamento de fluxo de caixa pode ajudar uma loja a conquistar não só alavancagem financeira, mas também a confiança dos investidores e do mercado – fatores extremamente importantes para empreendedores que precisam pedir um empréstimo no banco ou estão à procura de novos investidores.

    Os relatórios do gerenciamento de fluxo de caixa também podem ser utilizados como documentos que comprovam a sua capacidade de pagar os empréstimos e, claro, a reputação da loja. Lembre-se: quanto mais transparente você for, melhor será a comunicação com aqueles que acreditam no potencial da sua loja.

    5. Construir dados mais fidedignos

    Há um verdadeiro abismo entre uma projeção de fluxo de caixa e um orçamento. Este último, afinal, nada mais é do que uma idealização daquilo que você espera que aconteça (e os empreendedores, como sabemos, são otimistas por natureza). A projeção de fluxo de caixa, por sua vez, mostra dados concretos e aponta para o que está de fato acontecendo na sua loja.

    É claro que, num mundo ideal, nós não precisaríamos de um fluxo de caixa e poderíamos viver nossas vidas apenas sonhando com o sucesso. A realidade nem sempre é tão doce, mas, para a nossa sorte, o fluxo de caixa é uma excelente ferramenta para o gerenciamento financeiro.

    Como gerenciar e estimar o fluxo de caixa

    Creating a cash flow projection for your business.

    A internet está cheia de ferramentas pagas que auxiliam no gerenciamento de fluxo de caixa, mas a melhor delas é também a que tem o melhor preço, pois não custa nada: Planilhas Google. É verdade que é um processo manual, pois você precisará criar uma planilha e inserir os dados; no entanto, a utilização é bem simples e prática.

    As planilhas criadas pelo Google também podem ser customizadas e adaptadas de acordo com a necessidade do usuário, o que significa que você pode criar um controle de caixa feito sob medida para a realidade da sua loja. E o tempo que você gastar ajustando e atualizando a planilha pode ser entendido como um tempo de estudo; um momento para aprender mais sobre a sua própria loja.

    A planilha de controle de fluxo de caixa é apenas um esboço para auxiliar você a identificar os valores que estão entrando e os gastos que a loja está tendo.

    O que é uma demonstração de fluxo de caixa?

    Uma demonstração de fluxo de caixa é um relatório que lista todas as transações monetárias realizadas na loja durante um determinado período de tempo, como um mês, um semestre ou um ano inteiro. O relatório também mostra como esse dinheiro foi utilizado pela loja durante o período.

    A escolha do período de tempo a ser utilizado na demonstração de fluxo de caixa é uma que depende exclusivamente da loja: alguns empreendedores preferem planejar semanalmente ou mensalmente, mas outros podem preferir avaliar todos os dias o fluxo de caixa da loja. Você também precisará escolher se vai listar todas as despesas individualmente ou apenas as categorias gerais de despesas (esta escolha também vai depender da dimensão e da complexidade da sua loja).

    Também é importante destacar que a demonstração de fluxo de caixa costuma projetar o balanço financeiro da loja para as próximas semanas, os próximos seis meses ou mesmo pelo resto do ano. Cabe a você, portanto, decidir qual o período de tempo a ser projetado, tendo em vista as particularidades do seu nicho e do seu público-alvo.

    Por último, vale lembrar ainda que quanto maior for a projeção para o futuro, maiores são os riscos de se projetar algo incorreto.

    1ª etapa: Previsão de gastos

    A primeira coisa a fazer, então, é listar todos os seus gastos recorrentes: salário, aluguel, taxas de assinatura do software, anúncios pagos, empréstimo... Enfim: todas aquelas contas que representam gastos mensais fixos.

    Além de listar a despesa, lembre-se de listar também o valor e a data de vencimento de cada uma. É provável que você não se lembre de todas de uma só vez, então, talvez seja necessário voltar a essa parte da planilha em outros momentos.

    2ª etapa: Previsão de receita

    A segunda etapa é fazer uma estimativa da receita semanal da loja, o que pode ser um pouquinho complicado dependo das especificidades do seu nicho ou dos seus produtos. Por isso mesmo, tente ser o mais fiel possível à realidade da sua loja. Vale lembrar também que, quanto mais popular e mais bem-estabelecida for a sua loja, mais fácil será esta etapa.

    Para simplificar o processo, você pode começar listando lucros que já estão confirmados, se acaso tiver: coisas como planos mensais de assinatura, se a sua loja trabalhar com clubes de assinatura, ou mesmo contratos de longa duração. Você também pode aproveitar para estimar se esses números podem aumentar, se correm o risco de reduzir ou se a previsão para as próximas semanas é a de que se mantenham estáveis. O cálculo ficará mais difícil se grande parte da sua receita for gerada por clientes recém-fidelizados, pois você estará lidando com dados incertos; ainda assim, não deixe de tentar criar um cenário próximo da realidade.

    Na hora de calcular essas projeções financeiras, é importante levar em conta o histórico da sua loja, mais especificamente, os dados dos últimos meses e anos. É provável que os dados coletados há exatamente um ano sejam bastante fiéis à realidade atual da sua loja, pois há uma equivalência do ciclo de compras e das tendências de movimento do mercado. Se você está confiante de que venderá mais do que vendeu no ano passado, não tenha medo de aumentar a projeção (mas lembre-se de ser moderado, caso contrário, pode acabar no vermelho).

    Se você estiver trabalhando com uma projeção semanal, é importante que esteja atento a quaisquer possíveis alterações no movimento da loja: desde quedas no movimento causadas por um feriado até promoções e ofertas que possam impactar o rendimento de maneira positiva.

    3ª etapa: Inserção dos dados

    Agora vem a melhor parte: inserir os dados da sua loja. Abra a sua cópia do nosso template para o controle de fluxo de caixa e liste todos os rendimentos e gastos que julgar relevantes.

    Se você vende os seus produtos em apenas um site, o número de vendas será consideravelmente diferente do número de vendas de uma loja que vende produtos em vários canais diferentes. Caso a sua loja se enquadre dentro deste segundo cenário, recomendamos deixar uma linha para cada canal de venda.

    Quanto aos rendimentos, insira-os na planilha apenas na semana que eles de fato chagarem à sua conta bancária, e não no dia de pagamento ou depósito do cliente.

    A última coisa a preencher são as despesas: semanais, quinzenais, mensais ou variáveis. Não se esqueça de que este também será o espaço para despesas emergenciais ou imprevistas, que podem ser listadas como “Outros”.

    É importante destacar que você só precisa preencher o balanço das transações da primeira semana: as outras serão projetadas com base nesses primeiros dados.

    4ª etapa: Atualização da planilha de projeções

    A planilha de controle de caixa é um organismo vivo, que reflete a realidade da sua loja. Portanto, para que esteja sempre disponível e sempre atualizada, pode ser mais interessante deixá-la salva como uma planilha do Google. Uma vez nesse formato, ela pode ser facilmente compartilhada com o seu contador ou com outro funcionário de confiança da loja.

    Lembramos que, para uma planilha de controle de caixa funcionar, ela precisa ser atualizada regularmente. Por isso, tente acessá-la ao menos uma vez por semana para incluir novos dados e atualizar as projeções de acordo. É durante este processo que você avaliará a exatidão das projeções e poderá, também, inserir uma ou outra despesa que não havia sido considerada.

    Não se esqueça de ocultar ou excluir a coluna referente à semana que já passou, pois agora ela terá se tornado irrelevante.

    Em seguida, acrescente uma nova coluna de projeções, pois o ideal é ter algo entre quatro e seis semanas já projetadas.

    A planilha mostrará um valor em vermelho sempre que a projeção resultar em uma situação de prejuízo. Este alerta imediato é também um lembrete de que você precisará fazer alguns ajustes naquela determinada semana. No nosso template, por exemplo, há uma projeção de prejuízo para a terceira semana.

    Com esse tipo de projeção, você já sabe quando precisará entrar em contato com o seu fornecedor e renegociar o próximo pagamento para evitar que o fluxo de caixa fique negativo.

    Confira o nosso template para controle de fluxo de caixa

    Não podemos deixar que você termine de ler este post sem pegar a sua cópia do nosso controle de fluxo de caixa: é só clicar aqui para acessá-la diretamente no Google Drive.

    A verdade é que muitas lojas e empresas simplesmente não conseguem se manter de pé sem um bom gerenciamento de fluxo de caixa. Para a nossa sorte, este processo não é um bicho de sete cabeças.

    E você, como gerencia o seu dinheiro? Conte aqui nos comentários!


    Which method is right for you?Sobre a autora

    Gabriela Jungblut é editora-chefe do blog da Shopify em português, gestora de marketing de conteúdo para o mercado brasileiro, tradutora e intérprete de conferências.

    Post original em inglês: Cassandra Campbell

    Tradução e localização: Marcela Lanius

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