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Parece mentira, porém, mais de 90% das pequenas empresas não sabem dizer ao fim de cada mês, ou ano, se a empresa deu lucro ou prejuízo. Pensando nisso é preciso ficar de olho para que o seu negócio não feche nos primeiros meses. Veja abaixo alguns dos maiores erros de gestão financeira que você não pode cometer no seu e-commerce ou negócio:
Antes de mais nada é preciso ter em mente que registrar as transações da empresa sempre será a regra número 1 de qualquer gestão financeira bem sucedida. É a partir desses registros que você tomará decisões de investimento ou corte de gastos, por exemplo. Sem ter informações corretas como saldo do caixa, valor de estoque das mercadorias, volume das despesas fixas é impossível saber quanto e quando investir em determinada área da sua empresa.
Você sabe a diferença entre lucro e saldo de caixa? Em termos simples o lucro é a diferença entre os ganhos e as perdas. Se os ganhos forem maiores que as perdas temos lucro, se forem menores temos prejuízo. No entanto, o lucro não é necessariamente o dinheiro que você tem “sobrando”. Por exemplo: Você comprou um produto por R$ 10 (desconsidere outros gastos) e o vendeu por R$ 14. Você teve um lucro de R$ 4, só que se a compra não foi à vista, na verdade você ainda não recebeu esse valor do seu cliente. O lucro também pode estar em formas de ativo como investimento em estoque, bens e equipamentos, etc.
Já o saldo é o dinheiro físico ou “visível” no caixa da empresa, o resultado da entrada e saída de todo o dinheiro naquele dia, semana, mês. Isso significa que a sobra de dinheiro em caixa não é sinônimo da obtenção de lucro e falta de dinheiro em caixa não é sinônimo de prejuízo. Para a administração financeira ambos são importantes e complementam um ao outro. Uma ferramenta bastante usada para ver se a empresa está gerando lucro é o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE).
Para calcular o preço de venda dos produtos é necessário conhecer os custos e despesas da empresa. Os custos são os gastos de aquisição ou produção de mercadorias, como matéria-prima, mão de obra e gastos de produção e podem ser fixos (como as contas de aluguel, luz e água) ou variáveis (como frete, impostos e comissões de funcionários).
O controle do fluxo de caixa, o registro do custo das mercadorias vendidas e das despesas fixas são outros processos importantes a serem considerados na Gestão Financeira de uma empresa.
Registrar o volume e a origem dos recebimentos é uma prática muito importante no controle de fluxo de caixa. O fluxo de caixa é o principal “termômetro” da empresa, pois mostra em tempo real todas as movimentações financeiras (entradas e saídas) de um período (geralmente um mês) ajudando a avaliar o desempenho e fazer o planejamento da empresa para os próximos meses. Lembre-se de fazer esses registros separadamente em categorias, como por exemplo: impostos, funcionários e pró-labore., Outra dica é fazer o registro do recebimento e não da venda. Por exemplo: Se você vendeu um produto em três parcelas de R$ 20, lembre-se de fazer três registros, ao invés de um único registro no valor total (R$ 60), assim você terá um registro mais “real” de quanto você tem em caixa.
O registro errado das mercadorias no estoque pode prejudicar o cálculo sobre o custo das mercadorias vendidas e também influenciar os balanços financeiros. Se você não possui softwares ou ferramentas automáticas de controle e registro de estoque vale a pena adotar práticas simples como não esquecer de registrar a data, a quantidade e o preço do produto no momento em que você o recebe do fornecedor e encerrar suas fichas de estoque anotando o saldo em estoque e o total do custo das mercadorias vendidas no fim de cada mês.
Fazer a separação das despesas pessoais dos sócios em relação às despesas da empresa é fundamental para saber o valor correto das despesas fixas. Conhecer as despesas fixas, por sua vez é importante na hora de fazer o cálculo correto do preço dos seus produtos. Como despesas fixas você deve considerar gastos como aluguel, IPTU, folha de pagamento (impostos), pró-labore, despesas de manutenção do prédio, despesas comescritório de contabilidade ou prestadores de serviços, depreciações e amortizações, material de escritório, tarifas de água, telefone, energia, propaganda e seguros.
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