Como um sistema de pagamento online pode otimizar o controle das suas finanças?

Março 08, 2018 6 translation missing: pt-BR.blogs.article.read_time

Para qualquer empresa, o mundo ideal é ter todas as entradas e saídas de dinheiro devidamente registradas e controladas. Organizar esse processo depende de uma série de práticas administrativas, como a manutenção de um fluxo de caixa atualizado. No comércio eletrônico, além dessas ações, é essencial pensar na forma como os clientes pagam pelos produtos. Dessa forma, um bom sistema de pagamento online é ideal para o controle financeiro ser eficaz e apresentar bons resultados.

Antes de falarmos especificamente de como o sistema de pagamento online pode ajudar no controle financeiro do e-commerce, vamos mostrar a importância do fluxo de caixa para a saúde do empreendimento.

O fluxo de caixa é a ferramenta responsável justamente por registrar toda a movimentação de dinheiro do negócio. Nele, é contabilizado cada centavo gasto e também toda a receita obtida. Por isso, dá ao empresário uma visão bastante exata do momento que vive o negócio, oferecendo um panorama da capacidade financeira e permitindo, assim, tomadas de decisões assertivas.

Vamos pensar em um exemplo. Digamos que, uma semana antes do Natal, você resolve fazer uma ação promocional oferecendo descontos especiais de até 30% com o intuito deaumentar ainda mais as vendas de Natal– período que já costuma ser bom para os resultados do comércio.

No final da semana, você apurou um incremento de 40% no volume de vendas e uma consequente alta no faturamento, que alcançou R$ 200 mil no período, R$ 60 mil a mais que em outros anos. A promoção então deu certo, pois conseguiu ampliar a receita do seu e-commerce.

O problema, no entanto, é que você fez toda essa projeção baseada em outras experiências de promoções, prevendo, assim, um certo custo. A questão é que, no segundo dia, foi necessário ampliar o trabalho de divulgação e aí cresceram os gastos com banners no site e anúncios no Facebook, por exemplo.

Dessa forma, na hora de analisar o modelo fluxo de caixa, você percebeu que o custo que estava previsto para ficar em torno de R$ 120 mil chegou a R$ 170 mil, reduzindo consideravelmente sua margem de lucro.

Perceba que só foi possível identificar que o período teve mais custos que o previsto por conta do fluxo de caixa. Se as receitas e as despesas não tivessem sido devidamente lançadas, os R$ 60 mil a mais de faturamento na semana do Natal seriam amplamente comemorados.

A ferramenta foi vital para abrir os olhos em relação ao resultado do período. Por isso que os números precisam ser acompanhados constantemente. A periodicidade vai depender da realidade do negócio, mas pode ser diária, semanal, quinzenal ou mensal.

Com os relatórios em mãos, é possível analisar os números e entender o que aconteceu. No caso do nosso exemplo, ter lançado corretamente os gastos com publicidade foi fundamental para entender que a causa no aumento nos custos foi a necessidade extra de ampliar a divulgação da campanha.

De acordo com oServiço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), são essas as principais vantagens do fluxo de caixa:

  • Prever, planejar e controlar entradas e saídas em um período determinado;
  • Avaliar se o recebimento por vendas será suficiente para cobrir gastos assumidos e previstos;
  • Antecipar decisões quanto à falta ou à sobra de dinheiro;
  • Descobrir se a empresa está trabalhando com aperto ou folga financeira;
  • Ter subsídios para ajustar o preço de venda para cima ou para baixo;
  • Verificar a possibilidade de realizar promoções e liquidações;
  • Confirmar se os recursos financeiros próprios serão suficientes para tocar o negócio ou se há necessidade de buscar dinheiro extra.

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Pontos de atenção no controle de finanças:

Entendida a função do fluxo de caixa, vamos falar sobre importância do sistema de pagamento online em relação ao controle financeiro. Imagine que sua loja virtual, depois de passar por um período de baixa no volume de vendas, entra em um bom momento, aumentando consideravelmente os acessos ao site e a consequente procura pelos produtos. Com isso, a expectativa é de que você consiga quitar algumas contas atrasadas e ainda projetar alguns investimentos no negócio.

No entanto, se a loja virtual não conta com um sistema de pagamento completo e que ofereça opções de gerenciamento financeiro (como oWirecard, por exemplo), os valores caem na conta, por meio de boletos ou cartões, mas o registro dessas entradas fica mais difícil. Você mesmo terá que arrumar um meio, manual ou com o auxílio de software, para contabilizar todos os pagamentos realizados pelos clientes.

Tudo o que é pago com cartão de crédito, por exemplo, costuma entrar, em média, em 30 dias. Já o dinheiro a ser quitado por meio dos boletos, como você bem sabe, vai para a conta da empresa dependendo do dia em que o consumidor conseguir pagá-los. Gerenciar tudo isso e ainda ter que dar conta da retomada do negócio pode acabar atrapalhando os trabalhos, justamente em um momento em que a organização é ainda mais necessária.

E isso vale também para e-commerces que estão começando, nos quais os empreendedores ainda estão pegando a prática do processo, ou mesmo no caso dos mais experientes, pois a dinâmica do negócio costuma mudar com frequência.

Os benefícios de contar com um sistema de pagamento online completo e unificado:

A outra realidade que se apresenta para o dono de uma loja virtual é a que ele conta com um sistema de pagamento online completo, que ofereça a alternativa de reunir todas as transações e gerenciá-las de forma unificada. Centralizar tudo em um único lugar é um grande diferencial na hora de organizar as contas, melhorando sua gestão financeira empresarial como um todo.

Esse controle das transações, que permite verificar e registrar tudo o que entra no caixa, é essencial para o e-commerce, pois oferece vantagens como o extrato, em que o gestor pode olhar todos os valores e comparar com as vendas.

Junto a isso, a operacionalização dos reembolsos também fica facilitada. Afinal, os dados da venda em questão estarão concentrados em único lugar, no qual poderá ser feita a busca e a respectiva compensação. Assim, o profissional responsável pelas finanças tem mais tranquilidade para trabalhar, sem precisar vasculhar as contas bancárias em busca das transações realizadas no período que precisa ser conferido.

Pense isso no dia a dia do negócio. Digamos que seu e-commerce tenha um volume razoável de vendas e que, dessa forma, seja mais prudente fazer um fechamento diário do caixa. Sem o sistema de pagamento online adequado, é necessário acessar a conta ou as contas dos bancos e procurar os valores que entraram.

Agora, considere que é preciso realizar essa tarefa em meio a outras responsabilidades financeiras e administrativas, como pagamento de fornecedores e colaboradores egerenciamento do estoque. Essa operação pode levar um tempo que, em muitos casos, as empresas não têm.

Conciliação financeira:

Em um sistema de pagamento completo também existe possibilidade de conciliação financeira. Isso porque não adianta registrar tudo no fluxo de caixa e fazer o controle sem realizar junto o trabalho de conferir os números. Se vendeu 50 camisetas ao preço de R$ 20 cada, devem constar no caixa 50 entradas de R$ 20. E por aí vai. O mesmo precisa ser feito com o banco. Se está no caixa, deve estar na conta.

As contas a pagar:

A parte de contas a pagar também ganha, pois ter as receitas em dia ajuda o gestor a saber exatamente quanto tem em caixa para conseguir pagar fornecedores, funcionários, credores, bancos, enfim, tudo que exige saída de dinheiro.

Saber o quanto tem em caixa e identificar se isso é suficiente para pagar as contas é fundamental para a empresa não arcar com juros desnecessários, planejar melhor os pagamentos e serve como suporte em negociações.

Mais tempo para o planejamento das atividades:

Retomando o exemplo que já citamos aqui no texto sobre fazer um investimento, essa atividade, necessariamente, implica em planejamento e tempo para analisar cenários, traçar metas e cogitar alternativas para o negócio. É a demanda que toda empresa tem para se manter competitiva.

Com o tempo que você economiza no operacional, é possível dar muito mais atenção justamente ao planejamento do negócio. O trabalho se torna mais estratégico, ou seja, é possível pensar em ações e investimentos de longo prazo, como ampliação do espaço para estoque e do aparato logístico.

Se você pretende implementar agora mesmo um sistema de pagamento online adequado para seu e-commerce,entre em contato com os especialistas da Wirecard! Com a nossa solução, além de ter todas as funções de cobrança, você terá acesso a Conta da Wirecard, que centraliza as transações permitindo que faça sua conciliação financeira e oferece vantagens como extrato e transferências.

E caso queira ter acesso a uma ferramenta completa para organizar todo o seu fluxo de caixa, faça o download gratuito da nossa Planilha de Fluxo de Caixa clicando no botão abaixo:

modelo fluxo de caixa

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