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A loja precisava de novos produtos, mas João ainda não havia recebido o dinheiro pelas vendas anteriores e acabou investindo dinheiro próprio para comprar novas mercadorias. No mês seguinte, a mensalidade da escola do filho estava para vencer e ele tirou dinheiro do caixa da empresa para pagá-la.Alguma situação como essa já aconteceu com você no seu e-commerce?
Saiba que não fazer a separação entre as finanças empresariais e pessoais é um grande risco para a saúde financeira do seu negócio!
Prova disso é umestudo feito pelo Sebrae que indica que os principais erros que levam uma empresa à falência têm relação com a não execução de um planejamento prévio, a falta de um comportamento empreendedor do administrador do negócio e uma gestão empresarial ineficiente. E uma dasfalhas mais comuns é justamente não separar as próprias finanças e as da empresa.
Esteerro é frequente principalmente em micro e pequenas empresas e em casos em que o negócio ainda não está consolidado. Assim, quando o empreendedor precisa investir na compra de um equipamento ou algum outro serviço para a empresa, tira o dinheiro do próprio bolso e, por vezes, fica com o orçamento pessoal comprometido.
Por outro lado, o contrário também acontece e há situações em que o proprietário tira o dinheiro da empresa para pagar contas pessoais.
Apesar de parecer uma solução prática para resolver os problemas que envolvem as finanças empresariais e pessoais, misturar as duas coisas não dá certo, principalmente, porque o empresário acaba não tendo uma organização eficiente sobre as despesas e o lucro da empresa e, às vezes, nem mesmo sabe qual é o dinheiro que está entrando e saindo do negócio.
E, assim, sem saber qual é a atualsituação financeira da empresa, ele pode comprometer não apenas o pagamento das despesas, mas também o salário dos funcionários. Sem contar que há grandes chances de serem tomadas decisões erradas para o futuro do negócio, afinal, não há um panorama fidedigno das finanças.
Diante desse contexto, fica claro que é urgente separar as finanças empresariais das pessoais, porém, esta é uma questão que não se resume apenas a parar de utilizar o dinheiro da empresa para assuntos particulares e vice-versa. Há várias ações que podem contribuir para que os seus recursos sejam melhor administrados, como veremos a seguir.
O primeiro passo para separar o dinheiro que é da empresa do recurso que é pessoal é saber exatamente quais são as despesas de cada um equanto seu e-commerce tem lucrado. É importante, então, fazer uma análise financeira de tudo, colocando cada detalhe no papel.
Uma forma simples de fazer isso é abrir três tabelas em seu computador. Na primeira, preencha os seus gastos mensais pessoais, como mensalidade da escola dos filhos, contas fixas, como energia elétrica e telefone, e outras despesas.
Na segunda, coloque todos os custos que têm relação com a empresa, como o pagamento dos funcionários, compra de produtos, serviços terceirizados, entre outros. Já na terceira, coloque as informações sobre as receitas da sua empresa, isto é, quanto ela tem recebido por mês.
Comparando essas informações, você pode ter um panorama de como está a situação financeira do seu negócio, ou seja, se ele está obtendo lucro ou não, independentemente das suas despesas pessoais.
É claro que tanto os custos como a própria receita podem sofrer variações mensais. No entanto, esse diagnóstico pode dar uma dimensão do momento das finanças, o que é fundamental para colocar em prática algumas outras dicas, que apresentaremos a seguir.
Todo o lucro da empresa é o salário do seu proprietário, certo? Errado! E esse é outro grande problema quando se trata de não separar o dinheiro que é do negócio daquele que é do empresário.
O lucro da empresa não deve ficar com o seu proprietário, pois ele deve ser utilizado para garantir o capital de giro do negócio e fazer novos investimentos, por exemplo.
Por isso, para não misturar o lucro com o rendimento do empresário, é importante definir o seu pró-labore, ou seja, o “salário” do proprietário pela função que ele exerce no empreendimento.
Esse salário deve ser estabelecido de acordo com o que a empresa pode pagar e conforme a referência do salário pago pela mesma função em outros negócios do mesmo setor e porte. Além disso, para chegar ao valor do pró-labore pense em quanto você pagaria a um funcionário que executasse as mesmas funções pelas quais você é responsável hoje.
Caso a sua empresa tenha colaboradores, é indicado estipular um valor maior do que o salário dos seus colaboradores, pois esse aspecto é avaliado em fiscalizações que verificam divergências em relação ao pró-labore.
Lembre-se também que há impostos que incidem sobre o pró-labore e que este valor deve ser sempre registrado na contabilidade da empresa para fins de fiscalização.
Imagine, por exemplo, que você precise fazer um investimento muito alto para o e-commerce e acabe tirando quase todo o dinheiro de uma conta única, sem perceber que ficou sem recursos para fazer as compras do mês em casa. Ou que há vários meses você vem pagando a parcela de um carro e agora não tem mais recursos para comprar novos produtos para a empresa. Complicado, não é verdade?
Assim, embora não seja uma obrigação legal, indica-se que os recursos da empresa e os do proprietário sejam mantidos em contas bancárias separadas para evitar este tipo de confusão. Além disso, as contas separadas também podem facilitar o cumprimento das obrigações com o Fisco, já que fica mais simples comprovar a receita pessoal e a da empresa.
Outro benefício é que ao utilizar uma conta jurídica é possível contratar serviços com tarifas mais baixas do que as ofertadas para pessoas físicas.
Alguns exemplos são os empréstimos e financiamentos, que, geralmente, têm taxas de juros menores para pessoas jurídicas, e serviços como os de telefonia e internet, que costumam ter planos mais baratos para empresas. Porém, utilize a conta jurídica quando esses serviços forem realmente destinados à empresa.
Além de desassociar o dinheiro utilizado pela empresa e por seu proprietário, também é importante separar outras atividades que podem acabar se misturando na rotina do empreendedor e, consequentemente, impactar financeiramente as duas contas.
É indicado, por exemplo, que o proprietário não utilize o seu carro e espaço pessoal para realizar as tarefas da empresa, mas que tenha um veículo próprio para o negócio. Isso porque ao gastar combustível para ir até um cliente ou fornecedor, por exemplo, esse valor, assim como outros aspectos, como a depreciação do veículo, devem ser contabilizados como despesas da empresa, não do empresário.
É claro que nem sempre isso é possível, principalmente quando se tratam de negócios em crescimento, em que ainda não é viável investir em um veículo ou espaço próprio para a empresa.
Se esse for o seu caso, busque contabilizar as despesas de outra forma, colocando na tabela de custos da empresa o combustível que você utiliza em seu carro pessoal para desempenhar as tarefas do seu trabalho, por exemplo.
Pensando desta mesma forma, atividades pessoais também não podem fazer parte da rotina do negócio. Não é indicado, por exemplo, que o empresário utilize o tempo do contador da sua empresa para que ele faça a sua declaração de Imposto de Renda pessoal ou que peça a um funcionário para realizar suas tarefas particulares, como o pagamento de contas.
Isso porque é a sua empresa que está pagando pelo tempo desse colaborador e não você como pessoa física. Assim, as despesas acabam se misturando, mesmo que não envolvam o dinheiro diretamente naquele momento.
Na realidade do e-commerce, outra possibilidade para separar corretamente as finanças empresariais das pessoais é utilizando um sistema de pagamento eficiente.
Isso porque uma solução como essa ajuda o empreendedor a contabilizar de maneira eficaz o que entrou na conta da empresa e, assim, permite uma melhor distinção entre o que é dele e o que é do negócio. Para isso, você pode contar com assoluções da Wirecard que facilitam o recebimento de pagamentos do seu e-commerce, melhorando a experiência de compra dos seus clientes.
Nosso sistema de pagamento online oferece a alternativa de reunir todas as transações e gerenciá-las de forma unificada. E centralizar tudo em um único lugar é um grande diferencial na hora de organizar as contas, melhorando suagestão financeira empresarial como um todo.
Manter as finanças empresariais e pessoais juntas pode parecer uma atitude prática na rotina diária, mas, como vimos, traz diversos prejuízos em curto e longo prazos tanto para o negócio como para o empreendedor.
Por isso, é importante manter contas separadas, definir o pró-labore, desassociar as atividades pessoais das empresariais e buscar manter as contas da empresa organizadas para saber como anda a saúde financeira do e-commerce. Assim, as chances do seu negócio ser um sucesso são ainda maiores!
Nesse sentido, o planejamento financeiro do seu e-commerce é um importante pilar para que ele se desenvolva de maneira sustentável. Para saber mais sobre o assunto, assista ao webinar Planejamento Financeiro para o E-commerce e saiba como realizá-lo de modo eficiente:
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