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São diversas as ferramentas de estratégia e gestão estudadas em prol da administração de empresas, formando a base para análises de processos e de qualidade em negócios de todo tamanho. Na prática, quando se é gestor de uma pequena empresa ou de um e-commerce, por exemplo, o acúmulo de tarefas das mais diversas áreas (financeira, comercial, marketing, tributária e assim por diante) acaba encurtando o tempo para amolar o machado, como diz o ditado.
A verdade é que o uso dessas ferramentas facilita (e muito) a gestão, pois ajuda esses profissionais de perfis tão sobrecarregados a terem uma visão mais clara e organizada sobre o funcionamento do todo, conferindo mais assertividade às resoluções. Pronto para conhecer algumas das ferramentas mais conhecidas e eficazes na administração de empresas e aprender a aplicá-las em seu negócio para alcançar o sucesso? Então acompanhe!
Para abrir um novo negócio, várias análises devem ser feitas, especialmente em relação à viabilidade da ideia, ao produto em si e ao público-alvo. O problema é que são tantas informações que, às vezes, fica difícil organizá-las.
O Business Canvas Model (ou simplesmente Canvas) é uma ferramenta de planejamento estratégico usada tanto para delinear novos negócios como para tratar dos já existentes. Funciona como um tipo de mapa visual composto por 9 pontos organizados em blocos, que mostram toda a organização e o funcionamento da empresa. Tais blocos visam atender a 4 perguntas principais. Veja só:
Pergunta que diz respeito à infraestrutura de funcionamento do negócio, leva em conta as análises de:
Esse questionamento trata do que a empresa efetivamente oferece a seu público-alvo, sua proposta de valor. Diz respeito ao que o negócio oferece ao cliente, os produtos e serviços do seu portfólio voltados para o segmento de clientes que se propõe a atingir. É aquilo que faz dessa empresa diferente dos concorrentes.
Identifica os clientes ou o público-alvo que a empresa pretende prospectar e atingir. É identificado por:
Os recursos financeiros dos quais a empresa precisa dispor para manter seu negócio. É composto por:
O Canvas existe para ser visto, impresso, estar à disposição de todo o corpo gerencial e das pessoas estratégicas da empresa. Serve de norte em todas as ações e tudo deve ser convergido a ele.
Esses são os princípios de uma empresa. É como se fossem a orientação para toda e qualquer determinação, planejamento e meta buscada.
Como detalhamento da razão de existir de uma empresa, a missão especifica o motivo pelo qual o negócio nasceu. Liga-se tanto a seu objetivo social como ao lucro. É, em essência, seu propósito.
A visão serve como bússola ou norte para essa empresa. São suas convicções para alcançar os objetivos desejados e especificados em sua missão. A visão direciona a trajetória ao propor o caminho a percorrer para alcançar o que se pretende.
Os valores são comparáveis ao caráter da empresa, suas escolhas de conduta para percorrer o caminho desejado. Eles precisam se refletir em cada um dos indivíduos que compõem o negócio e todos eles devem estar empenhados em atuar de acordo com esses valores.
A análise SWOT é de ampla utilização no universo administrativo. Sua função é diagnosticar o ambiente empresarial e identificar tanto pontos positivos como negativos, usando-os como base de gestão e planejamento estratégico. A sigla é originária das seguintes palavras em inglês:
Por equiparação com as palavras em português, a análise SWOT é conhecida, muitas vezes, como análise FOFA e sua avaliação permite ao gestor proteger o negócio e potencializar o uso de suas vantagens e oportunidades.
O ciclo PDCA também é de amplo uso na análise de processos e da qualidade de qualquer negócio. É muito prático para definir metodologias de trabalho e avaliar sua aplicabilidade, permitindo corrigir aquelas que forem identificadas como não adequadas à realidade da empresa. É composto por 5 fases, que dão origem a seu nome:
Essa ferramenta nada mais é que uma planilha ou um planejamento de ações que pode ser usada em conjunto com outros recursos para aplicação prática de implementações — sejam iniciais ou de correção. Trata-se de uma checklist de atividades previamente definidas e que precisam ser acompanhadas.
O 5W2H divide os processos, identificando seus responsáveis e seus prazos, bem como todas as informações pertinentes à execução das tarefas estabelecidas. Seu nome reflete exatamente isso, sendo que os 5 Ws e os 2 Hs correspondem a:
Essa ferramenta pode ser adaptada à realidade do negócio e a suas necessidades, mas é tão prática como fácil de ser feita, ajudando muito o gestor na execução das tarefas que ele precisa levar a cabo.
Os mapas mentais são tipos de diagramas que servem para:
Usando a diferenciação de cores para cada área, a fim de separar os assuntos relacionados a diferentes temas, é feito um desenho que parte de um único centro. A partir dele são desenhadas linhas que separam as áreas. Essa divisão facilita o aprendizado e a memorização e permite integrar conceitos e ideias.
Isso acontece por ser mais fácil compreender as premissas de um processo ou de um negócio quando se tem um elemento visual, assim como em todas as áreas do conhecimento. O mapa mental ajuda a associar informações semelhantes, permitindo que os gestores ou seus colaboradores fixem melhor o que está sendo repassado.
Esse é um outro método clássico aplicado na administração de empresas, que se propõe a analisar o mercado e as questões relacionadas à competitividade do negócio, posicionando a organização entre seus concorrentes. Facilita a gestão ao permitir um melhor dimensionamento da posição da empresa em seu mercado. Sua prática é simples e consiste na resposta às 5 questões a seguir:
É possível que sua empresa e os concorrentes sequer atuem junto ao mesmo público-alvo e não tenham, de fato, uma competição entre si. A resposta a essa pergunta mostra os concorrentes diretos, possíveis grupos de empresas com seus respectivos tamanhos e a força de suas marcas, além de suas vantagens competitivas.
Imaginar que seu produto é único e inovador costuma ser um erro grave. Se ele tem utilidade, o problema que soluciona antes era resolvido de outra forma, certo? Então algo o substitui sim, sendo preciso identificar do que se trata.
Quanto mais você depender de alguns poucos fornecedores, menor poder de negociação tem junto a eles, ficando à mercê de seus prazos e preços. Responder a essa questão deve também ajudar na busca por soluções. Quem sabe não é uma boa ampliar seu leque de fornecedores?
Quando ouvem essa pergunta, algumas pessoas pensam em boicote. Mas não é esse o ponto, ok? Patentear sua marca e suas criações, por exemplo, impede que outras empresas possam prejudicá-lo no futuro. E isso é uma forma de se proteger de novos (e pesados) concorrentes.
As 5 forças de Porter devem ser usadas de forma constante, sendo aprimoradas conforme surja a necessidade. Suas respostas precisam ajudar no aprimoramento do negócio.
Como você pode ver, há diversas ferramentas de estratégia e gestão que podem ser adotadas para auxiliar na gestão da sua empresa e que se aplicam tanto às grandes corporações como a pequenas empresas e e-commerces. Use-as em todo seu potencial para ampliar sua capacidade gerencial e as possibilidades de sucesso do seu negócio!
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